Boekhouding zzp: de drie beste boekhoudtips

Van de Graft Accountants
VGA Accountants in Accountancy
10 oktober 20214 minuten

In relatie tot de boekhouding voor zzp’ers speel je als accountant een ontzettend diverse rol. De ene ondernemer gooit het liefste alles over de schutting, waar weer een ander zoveel mogelijk zelf doet. Wat de wensen ook zijn en hoe divers de behoefte ook is, wij hebben altijd een paar standaard tips voor het voeren van een boekhouding als zzp’er. De drie beste tips? Die delen wij hier met je. 

Boekhouding uitbesteden: bepaal zelf wat je uitbesteedt en wat niet

Voor de ene ondernemer verzorg je als accountant de administratie van A tot Z, inclusief de btw-aangiften en het jaarwerk. Hij of zij kiest er dan voor om de gehele boekhouding uit te besteden. Weer een ander kiest ervoor om de bonnen en facturen zelf te registeren, maar vraagt ons de banktransacties te verwerken, inclusief debiteuren en crediteuren. Welke richting we ook op gaan, we nemen de aanwezige kennis bij de ondernemer door en reiken handvatten, zoals kennis en tools, aan waar nodig.

Als een zzp’er al even bezig is en bij ons aanklopt, spreken we door wat er goed gaat aangaande de financiële administratie en wat niet. Wat vindt de ondernemer fijn en interessant om zelf te doen – en te blijven doen – en wat stoot hij of zij liever af. Hetzelfde soort gesprek voeren wij met een zzp’er die net start. Samen kijken we naar de beste werkwijze voor de ondernemer. Met als streven dat de ondernemer zich kan focussen op het zorgeloos uitoefenen van zijn of haar vak. Daarvoor hebben wij in het beginsel drie tips.

Drie tips voor de boekhouding van een ZZP’er

  1. Zorg dat je administratie altijd up to date is

Goed ondernemerschap begint bij inzicht. Op basis van resultaten en verwachtingen en de juiste interpretatie daarvan kun je gedegen beslissingen nemen. Zorg dat je periodiek, bijvoorbeeld (twee)maandelijks, een vast moment plant om te checken of alle inkomende en uitgaande facturen compleet zijn.

Het werkt voor veel ondernemers goed om voor dit werk een vaste dag te plannen, zodat ook het verrichte werk tijdig gefactureerd wordt. Om bijvoorbeeld inkomende bonnen te scannen en kilometers te registreren zijn veel apps beschikbaar.

Mocht je privé een auto hebben die je zakelijk rijdt, dan kun je een gedeelte van de BTW terugvragen. Dit is iets wat veel mensen niet weten. Voel je niet overweldigd door wat hier gemeld wordt. Bij dit alles kan een accountant je helpen en begeleiden.

  1. Debiteuren- en crediteurenbeheer

Door net als bij punt 1 ook voor debiteuren- en crediteurenbeheer een vast moment te plannen – wellicht hetzelfde moment? – kom je niet voor verrassingen te staan. Check regelmatig of je facturen zijn betaald. Nog niets ontvangen? Stuur dan een herinnering. Zeker met het oog op het betalen van BTW over je verkoopfacturen is het van belang een spoedige betaling van je afnemers te stimuleren. Door dit op periodieke basis te analyseren, krijg je beter inzicht in het betalingsgedrag van je klanten. 

Hoe je dit het beste kunt bijhouden? De een kiest voor een fysieke map, de ander voor een Excel bestand of online tool. Net wat bij jou en jouw onderneming past. Uiteraard kijkt en denkt een accountant ook hierin graag mee.

Jouw facturen: gratis template

Het is belangrijk dat jouw template voor facturen op orde is. Wat vaak wordt vergeten zijn zaken zoals het BTW- en KvK-nummer. Wil je zeker zijn dat je een factuur gebruikt die op orde is? Er zijn online diverse modellen beschikbaar. Ook wij hebben voor onze klanten een model factuur kosteloos voorhanden. Deze kun je opvragen bij jouw contactpersoon bij Van de Graft. 

  1. Houd privé en zakelijk zoveel mogelijk gescheiden

Open een zakelijke rekening voor je zakelijke inkomsten en uitgaven. Zorg dat jouw privézaken zoveel mogelijk via je privérekening verlopen. Op die manier houd je jouw boekhouding als zzp’er zuiver. 

Wij horen je denken: ‘Inkomen is in het geval van een zzp ondernemer toch inkomen?’ Dat klopt, alleen hoe meer transacties er zijn, hoe meer er te verwerken is en hoe meer tijd en geld dit kost. Een zzp boekhouder zal dan regelmatig de vraag stellen: ‘Is dit een privé of zakelijke post en waarop dien ik deze weg te boeken?’ Ons advies: boek een vast bedrag per maand als ‘salaris’ over, in plaats van het opnemen van allemaal kleine bedragen. Dat scheelt al veel tijd.

Ook de bewaarplicht speelt hierbij een rol. Doe je privé uitgaven van bijvoorbeeld je zakelijke rekening, dan dien je hier het ‘bewijs’ een langere tijd te bewaren. Door privé en zakelijk gescheiden te houden, krijg je een beter inzicht in je liquiditeit. 

Wat is de meest gemaakte fout bij een zzp boekhouding?

De meeste kleine ondernemers hebben ontzettend veel liefde voor hun vak en doen alles voor klanten. Deze hoge mate van service gaat vaak ten koste van de administratie. Alleen kost een boekhouding voor een zzp’er minder tijd als alles op orde en actueel is. Up to date inzicht hebben in het reilen en zeilen is belangrijk voor het voortbestaan en de groei van jouw bedrijf. Op die manier kun je acteren op veranderingen of kansen. 

Ben je zzp’er of ga je als zzp’er starten? Zorg dan dat je boekhouding optimaal is ingericht. Plan hiervoor een gratis adviesgesprek met een van onze zzp specialisten

Heb je verder nog vragen? Bel of mail ons gerust.

Danny Boelens
Accountant-Administratieconsulent
Accountant en relatiebeheerder
dboelens@vga.nl
Telefoon (kantoor)
 0492-462206

Nieuwsgierig naar wat Van de Graft Accountants voor jouw onderneming kan betekenen?

Laten we kennis maken